Datenschutz im Notarbüro

Die Vertraulichkeit und der Schutz der Privatsphäre der Mandanten haben im Notarbüro einen besonders hohen Stellenwert. Wir möchten Sie im Folgenden darüber in Kenntnis setzen, welche personenbezogenen Daten wir nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten. Der Information können Sie auch entnehmen, welche Rechte Sie bezüglich Ihrer Daten haben.

1. VERANTWORTLICHKEIT FÜR DIE DATENVERARBEITUNG

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist:
Anschrift: Notariatsverwalterin Laura Henn der Amtsstelle des Notars Dr. Ulrich Braunert, Severinstraße 14, 18209 Bad Doberan
Telefon: 038203 14862
E-Mail: notariatsvewalterin.henn@t-online.de

Der bestellte Datenschutzbeauftragte ist die GNotDS Gesellschaft für notariellen Datenschutz mit beschränkter Haftung, Ehrensteinstraße 33, 04105 Leipzig, E-Mail: datenschutz@gnotds.de.

2. ZWECK DER DATENVERARBEITUNG

Wir verarbeiten bei der Wahrnehmung der uns gesetzlich übertragenen Aufgaben personenbezogene Daten. Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist für die angemessene Bearbeitung Ihres Anliegens sowie zur Erfüllung von Informations- und Antragspflichten erforderlich.

3. KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN UND RECHTSGRUNDLAGEN FÜR DEREN VERARBEITUNG

Personenbezogene Daten, die von uns verarbeitet werden, sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind. Dazu zählen unter anderem:

allgemeine Personendaten: Name, Geburtsdatum und Alter, Geschlecht, Geburtsort, Familienstand, Anschrift, Staatsangehörigkeit, E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc.;
Kennnummern: Personalausweis- und Passnummer, Steueridentifikationsnummer, Führerschein, Kfz- Kennzeichen etc.;
Bankdaten: Kreditinstitut, Bankverbindung, Kreditinformationen etc.;
Vermögensverhältnisse: Immobilieneigentum, sonstige Rechte an Grundstücken, Gesellschaftsbeteiligungen, Versicherungen, Einkommen, Renteninformationen, sonstiges bewegliches Vermögen etc.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c) und e) DSGVO, § 4 Abs. 1 DSG M-V i.V.m. dem notariellen Berufsrecht (insbesondere BNotO, BeurkG und DONot).

Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO erlaubt die Datenverarbeitung, wenn diese zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen des Verantwortlichen erforderlich ist. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO gestattet die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse und die Verarbeitung in Ausübung öffentlicher Gewalt.

Darüber hinaus können für ein ordnungsgemäßes Verfahren nach dem BeurkG besondere Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, z.B. Angaben zu Behinderungen (Seh-, Hör-, Schreibbehinderungen), sexueller Orientierung und Gesundheitsdaten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser besonderen Kategorien von Daten ist Art. 9 Abs. 2 lit. g) DSGVO, § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. d) BDSG i.V.m. §§ 11, 17, 22 ff., 28 BeurkG.

Weiterhin erheben wir auch bei öffentlich zugänglichen Quellen personenbezogene Daten, z.B. Grundstücksdaten vom Grundbuchamt und Registerdaten vom Handelsregister. Ferner erheben wir Daten aus sonstigen Quellen z.B. bei Gläubigern. Dies geschieht jedoch nur auf Grund vorheriger Veranlassung durch Sie und zur Bearbeitung Ihres konkreten Anliegens bzw. zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten.

4. EMPFÄNGER IHRER DATEN

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt und erforderlich ist oder Sie hierin eingewilligt haben.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem sein: das Grundbuchamt, das Handelsregister, das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, das Finanzamt, die Ländernotarkasse, die zuständige Notarkammer, die Dienstaufsicht, andere Notare, Kreditinstitute und sonstige private Dritte. Die Übermittlung an private Dritte geschieht nur zur Erfüllung Ihres konkreten Anliegens und nur auf Ihre Veranlassung. Die Übermittlung an die Ländernotarkasse erfolgt nur im Rahmen der Kostenprüfung. Über die Verarbeitung dieser Daten wird auf www.laendernotarkasse.de in der Datenschutzerklärung „Prüfung des Kosten- und Abgabewesens“ informiert.

Weiterhin erfolgt die Übermittlung von Daten an weitere berechtigte Empfänger. Dazu gehören insbesondere von uns eingesetzte Dienstleister, wenn diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO beauftragt werden. Auftragsverarbeiter in diesem Sinne sind z.B. der IT-Systembetreuer, die Notarsoftwareanbieter, die Finanzbuchhaltung.

5. SPEICHERUNG IHRER DATEN

Wir bewahren Ihre Daten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf. Die Aufbewahrungsfristen richten sich primär nach der DONot sowie der AO und sind von dem Verarbeitungszweck abhängig. So beträgt z.B. die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zehn Jahre ab Empfang bzw. Versand der Korrespondenz und Erfassung in der Finanzbuchhaltung, (§ 257 HGB i.V.m. § 147 AO) oder 100 Jahre bei einem Vermerk über Verfügungen von Todes wegen gemäß § 20 Abs. 1 DONot.

6. IHRE RECHTE

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Auskunft über Sie betreffende personenbezogene Daten (Art. 15 DSGVO);
Berichtigung Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten (Art. 16 DSGVO);
Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO);
Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO);
Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 21 DSGVO).

Die vorstehenden Rechte gelten nur insoweit, als das diesen nicht die notarielle Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 18 BNotO entgegensteht. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf der Basis von gesetzlichen Regelungen.

Nur in Ausnahmefällen benötigen wir Ihre Einwilligung. In diesen Fällen haben Sie zusätzlich das Recht, die Einwilligung für die zukünftige Verarbeitung zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die bisherige Rechtmäßigkeit der Verarbeitung wird durch diesen Widerruf nicht berührt.

Sie haben ferner das Recht, sich an eine Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Schloss Schwerin, Lennéstraße 1, 19053 Schwerin.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Ihr Notarbüro

Datenschutzerklärung für Bewerber

Wir haben Ihre Bewerbung erhalten und sind erfreut, dass Sie unser Team verstärken wollen. Wir (Verantwortlicher) möchten Sie im Folgenden darüber in Kenntnis setzen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen einer Bewerbung verarbeiten und Ihnen in diesem Zusammenhang weitere Informationen übermitteln. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

1. VERANTWORTLICHKEIT FÜR DIE DATENVERARBEITUNG

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Der Verantwortliche für die Datenverarbeitung Ihrer Bewerbung ist:

Anschrift: Notariatsverwalterin Laura Henn der Amtsstelle des Notars Dr. Ulrich Braunert, Severinstraße 14, 18209 Bad Doberan
Telefon: 038203 14862
E-Mail: notariatsvewalterin.henn@t-online.de

Der bestellte Datenschutzbeauftragte ist die GNotDS Gesellschaft für notariellen Datenschutz mit beschränkter Haftung, Ehrensteinstraße 33, 04105 Leipzig, E-Mail: datenschutz@gnotds.de.

2. ZWECK DER DATENVERARBEITUNG UND RECHTSGRUNDLAGEN

Wir verarbeiten personenbezogene Daten über Sie für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Hierfür ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b), Art. 9 Abs. 2 lit. b), Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG iVm Landesrecht, § 164 SGB IX. Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Außerdem erheben wir weitere Daten, die für den Vollzug des Arbeitsverhältnisses erforderlich sein werden. Dazu gehören beispielsweise für die Lohnabrechnung erforderlichen Daten.

3. KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN

Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Name, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung sein oder andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln. Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social Media Netzwerken.

4. EMPFÄNGER IHRER DATEN

Ihre personenbezogenen Daten aus der Bewerbung werden grundsätzlich nur durch uns verarbeitet, mit Dienstleistern wie dem Host-Provider, Wartungspersonal für unsere Server oder Entsorger von Datenträgern gibt es Auftragsverarbeitungsvereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO.

5. ÜBERMITTLUNG INS DRITTLAND

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

6. SPEICHERUNG IHRER DATEN

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange diese für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich sind. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist.

Dabei werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist. Sofern es zu einem Beschäftigungsverhältnis kommt, speichern wir alle Daten, die für den Vollzug des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Solche Daten werden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses wieder gelöscht, es sei denn, es gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten die uns dazu verpflichten, Ihre Daten über die Dauer des Arbeitsverhältnisses hinaus zu speichern.

7. IHRE RECHTE

Als Bewerber bei uns haben Sie je nach der Situation im Einzelfall folgende Datenschutzrechte, zu deren Ausübung Sie uns jederzeit kontaktieren können:

a. Auskunft
Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer, ein;

b. Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

c. Widerspruchsrecht
Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

d. Widerrufsrecht
Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Hierzu können Sie uns jederzeit unter den oben genannten Daten kontaktieren.

e. Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind.
Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem nationalen Recht erforderlich. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist:

zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder dem nationalen Recht
zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

f. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn:

die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber den Ihrigen überwiegen. Wurde die Verarbeitung gemäß diesem Buchstaben f eingeschränkt, so dürfen diese personenbezogenen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Haben Sie eine Einschränkung der Verarbeitung erwirkt, werden wir Sie unterrichten, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

g. Beschwerderecht
Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt

8. ERFORDERLICHKEIT DES BEREITSTELLENS PERSONENBEZOGENER DATEN

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für einen Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis mit uns und den damit verbundenen Bewerbungsprozess gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, können wir nicht entscheiden, ob Sie für die Tätigkeit in unserem Büro geeignet sind.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Ihr Notarbüro